Assembléia de prestação de contas

 In Síndicos

Todo ano, o síndico deve prestar contas do período anterior. Isso deve ser feito, anualmente, em uma A.G.O. (Assembleia Geral Ordinária). É durante esse encontro que o gestor apresenta para a coletividade o que foi feito com as finanças do condomínio durante o último exercício, assim como a previsão orçamentária e demandas para os próximos 12 meses.
E, nesse momento, ser transparente e organizado é fundamental. Afinal, a ideia é que todos os presentes saiam entendendo como foram empregadas as doze últimas taxas condominiais.

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Pauta

  • Explica qual é a pauta do encontro. Essa deve ter sido detalhada no momento da convocação da assembleia

Demonstrativo financeiro

Dá um panorama de como estão as finanças do condomínio no momento.

  • Como sugestão, colocamos uma tabela com as principais informações relacionadas às finanças do condomínio, como o que foi previsto, o que foi gasto, e a diferença entre esses dois valores.

  • O ideal é também mostrar quanto o condomínio arrecadou no período, quanto há no fundo de reserva e o custo bruto com férias e décimo terceiro dos funcionários

  • Na tabela, pode-se mostrar os cinco maiores gastos do empreendimento no período. Na ordem, esses custos são:funcionários, manutenção, consumo (água, luz, gás, etc.); custos administrativos (administradora, síndico, despesas administrativas) e diversos (material de limpeza).

  • Aqui, deve-se listar: a previsão para o período (pode ser a média mensal) em uma coluna, na do lado, quanto foi realmente gasto. Na terceira coluna, anote a diferença entre a projeção e o gasto de fato. Na quarta coluna, o percentual da diferença.

  • Informações sobre o saldo bancário, média de inadimplentes e da receita do condomínio também são válidas para este slide.

Despesas

  • Um gráfico do tipo pizza demonstra a representatividade dos cinco maiores gastos do condomínio nas contas.

  • Para editar o gráfico apresentado, clique sobre ele com o botão da direita do mouse e vá em “Editar dados”.

  • Se tiver dificuldades para editar, é muito fácil criar um novo gráfico. Exclua o gráfico atual, depois vá na aba “inserir” e clique em “gráfico”. Escolha o formato de “pizza”, pois é o mais indicado para esse slide.

Cinco maiores gastos no período: (Funcionários, Manutenção, Consumo de Energia, Administrativo, Diversos)

  • Mostra cada gasto, mês a mês, em um gráfico do tipo “linha”

  • Dê dos cliques sobre o gráfico para edita-lo no excel

Demonstrativo financeiro

  • Saldo em conta bancária

  • Fundo de reserva

  • Gasto com férias e décimo terceiro salário de funcionários.

  • Outras rendas que o condomínio possa ter, como aluguel para antenas no topo, estacionamento, etc., também devem ser discriminadas aqui.

  • Também devem constar aqui gastos como perdas em ações judiciais, por exemplo.

  • Em um box, some o total de rendimentos do condomínio e subtraia os gastos e perdas. Destaque a diferença e mostre o que está aplicado e onde está o resto do montante (administradora, investimentos, poupança,  etc.)

Previsão orçamentária

  • Novamente usando uma tabela para mostrar a previsão de gasto dos cinco maiores itens do orçamento do condomínio, (funcionários, manutenção, consumo, administrativo, diversos, total) e, na coluna ao lado, a média realmente investida nesses itens ao longo do ano. Na coluna ao lado, o previsto para o próximo ano.

  • Na última coluna é possível perceber a variação entre a média e a previsão.

  • Aqui é de suma importância ressaltar qual será a correção sugerida para o próximo período. Para o exercício seguinte, deve-se considerar os aumentos de energia e água, além do dissídio dos funcionários. Baixe aqui nossa planilha sobre previsão orçamentária.

Benfeitorias realizadas

  • Mostra o que foi executado no período, com informações pontuais

  • Em cada coluna deve constar, além da benfeitoria, o que foi feito realmente, o valor investido e como será quitado (se já foi pago, ou se está sendo parcelado)

Inserir imagens do antes e depois das melhorias ajuda bastante o condômino a visualizar o que, de fato, foi feto

Benfeitorias a fazer

  • Elencar as prioridades do condomínio para o ano que está começando.

  • Explicar no que consiste, exatamente, cada benfeitoria

  • Importante se preparar previamente e já estar com os custos em mãos para as referidas melhorias

Assuntos gerais

  • Aqui o síndico pode tratar de temas de interesse dos moradores, como contratos fechados, por exemplo, demissão de funcionários e até questionar o interesse da maioria pela contratação de serviços

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Quer mais informações sobre isso?

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